2 sleutels om een team optimaal te laten functioneren

Ken je dat? Je eigen team wat niet efficiënt is, of het team waar  je zelf deel van uit maakt. Je ziet dat er veel steken vallen, en als je het  goed nagaat dan is dat al langere tijd zo. Tijd om er eindelijk eens wat aan te doen. Maar wat… je ziet wat er fout gaat, maar je hebt niet de tools in handen om het op te lossen. Frustrerend. Hier de sleutels hoe je een inefficiënt team te lijf gaat.

Een team functioneert in 2 lagen.
1 op de laag van de verdeelde verantwoordelijkheden.
2 de laag van de taken.
Nu kun je denken dat er weinig verschil tussen verantwoordelijkheden en taken zit. Ik hoor wel eens de uitspraak: je bent toch verantwoordelijk over de taak die je hebt… daar zit een waarheid in, maar is niet volledig.

Stap 1: Verdeel de verantwoordelijkheden.

Stap 2: Maak de taken duidelijk die bij de verantwoordelijkheid horen.

Verdeel de verantwoordelijkheden

Een veel gemaakte fout is dat de taken als eerste worden verdeeld. Dat brengt op den duur verwarring. De verantwoordelijkheid dragen betekent nog niet dat bijbehorende taken door dezelfde persoon moeten worden gedaan. We nemen het volgende voorbeeld: Hendrik is verantwoordelijk voor de klantontvangst. Hij moet ervoor zorgen dat het de klant aan niets ontbreekt, en dat het bezoek van de klant een onvergetelijke beleving is geweest. Bij deze verantwoordelijkheid horen verschillende taken. We nemen er een aantal.
1. De entree moet er gelikt uit zien
2. Bloemen op de balie of bij de receptie
3. Koffieautomaat bijvullen en schoonmaken
4. Toiletten schoon

Er zijn nog genoeg taken bij te verzinnen, maar je ziet dat er uitlopende taken bij een verantwoordelijkheid passen. Betekent dit dat Hendrik al deze taken moet uitvoeren? Nee, zeker niet. Het kan best zijn dat Hendrik een schoonmaker besteld om alles te laten glimmen en aan zijn collega vraagt die langs de bloemist rijdt om een bloemstuk te halen.

Aansprakelijkheid

Onze voorbeeldcollega, kan wel op alle punten aangesproken worden. Hij draagt de verantwoordelijkheid van het goed uitvoeren van alle bijbehorende taken. Als de toiletten niet goed schoon zijn word niet de schoonmaker, maar Hendrik hierop aangesproken. Hij draagt namelijk de verantwoordelijkheid. Vervolgens is het aan Hendrik hoe hij het gaat oplossen. Daar bemoeit niemand zich mee. Alleen degene die de verantwoordelijkheid op dat vlak draagt.

Tijdens de Communicatietraining geven we hier uitgebreid aandacht aan.
Weten wat het voor jou kan betekenen? Neem contact op